发票与收据在功能上存在显著差异。发票不仅能够作为收取往来款的凭证，还能作为企业成本、费用和收入的原始凭证。相比之下，收据仅能证明现金交易的发生，而不能用于成本费用报销。因此，对于消费者来说，如果只是为了证明支付了某笔款项，并不需要用之于报销，则开收据即可。而如果是企业用途的支出，之后需要用在企业报销，这个时候必须索要发票。
收据也有多种类型。例如，企业内部发生的业务如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，可以使用企业内部自制收据作为合法的凭据并入账。此外，企业和部队之间发生业务往来时，可以按照规定使用部队监制的收据，这种收据同样可以入账。行政事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据，也可以入账。还有税务机关监制的收据，用于企业之间业务往来。
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